Bilindiği üzere Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“Kurum”), aşağıda belirtilen kriterlere dahil olan şirketler için Veri Sorumluları Sicili (“VERBİS”)’ne 30 Haziran 2020 tarihine kadar kayıt yükümlülüğü getirmektedir. Bu kriterler: Yıllık çalışan sayısının tamamlanmış yıl içerisindeki 12 aydan en az 7’sinin her birinde 50’den fazla olması ve yıllık mali bilanço toplamının 25 milyon TL’den fazla olmasıdır.

Kurum bu kriterlerin sağlanması için “tamamlanmış yıl” şartını aramaktadır. Yani bir şirketin tamamlanan yıl verileri çalışan sayısını 50’den ve mali bilançosunu ise 25 milyon TL’den yüksek olarak gösteriyorsa, bu şirketin 30 Haziran 2020 tarihine kadar VERBİS kaydını tamamlamış olması gerekmektedir. 
Halihazırda “Tamamlanan yıl” olarak esas alınacak yıl hangisidir? 

Kurum’un VERBİS kayıt yükümlülüğü için belirlediği bir önceki tarih 31 Aralık 2019 iken, şirketler VERBİS yükümlüsü olup olmadıklarını 2018 yılı verilerine göre belirliyorlardı. Bunun temel sebebi VERBİS’e kaydolunduğu esnada henüz 2019 senesinin sona ermemiş olmasıydı. Ertelenen yeni süre bakımından ise (30 Haziran 2020), Kurum tarafından da teyit edildiği üzere şu anda 2019 yılı “tamamlanan yıl” olduğundan ötürü 2019 senesi esas alınacaktır. 

Peki 2019 yılı verilerinizin tespitine dair en sağlıklı değerlendirme Kurum’a göre hangi resmî belgelerde yer alan veriler doğrultusunda yapılmalıdır?

1. “Yıllık çalışan sayısı” kriteriyle ilgili aylık düzenlenmekte olan Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde bildirilen çalışan sayısının; ve 
2. “Yıllık mali bilanço toplamı” kriteri için ise yıllık olarak düzenlenmekte olan Gelir veya Kurumlar Vergisi Beyannamesinde yer alan mali bilançoda belirtilen rakamın dikkate alınması gerekmektedir.

Zamanlama açısından ise (i) Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi her ayın sonunda ve (ii) Gelir Vergisi Beyannamesi Mart/Kurumlar Vergisi Beyannamesi ise Nisan ayının sonuna kadar düzenlenebildiğinden ötürü 2019 verilerine dair etkin bir tespitin yapılabilmesi için Kurum tarafından zımnen Nisan ayının beklenmesi ve erken hareket edilmemesi tavsiye edilmektedir. 

Bu doğrultuda 2018 verilerine göre VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunurken, 2019 verilerine göre yükümlülüğü bulunmayan ancak VERBİS’e ön tanımlama ve/veya başvuru yapan şirketler, kayıtlarını nasıl geri alabilirler?

Kaydı silmek için VERBİS sistemi giriş sayfasında yer alan “kayıt silme talebi” butonuna tıklanması, sonrasında Kurum’a ilgili kaydın silinmesi konusunda bir dilekçe yazılması yeterli olacaktır.

Benzer şekilde, 2018 verilerine göre VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunmayan şirketler de Nisan ayı geldiğinde 2019 verilerine göre yükümlülüklerini tekrar kontrol etmelidir. Bu verilere göre kayıt yükümlülüğü söz konusu olursa VERBİS kaydının yapılması için son gün 30 Haziran 2020’dir.